2009年跟單員考試輔導：外貿跟單基本工作流程
來源：來源于網絡 發布時間：2009-07-14
1. 制作合同：
客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，做出口合同給客戶確認，如是做T/T 30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以后趕不上交貨期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。
2. 商檢：
需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期一般為三個月，實際報關金額應小于或等于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。（換證憑條指當一貨物需要的屬地報商檢，而在其他地區報關時的情況）
3. 辦理C/O或Form A：看外商是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而Form A的話需到商檢局辦，二者的程序都差不多，兩種證的價格也區別不大，C/O每份35元，Form A 每份50元。最好在裝運期前一個星期前辦理，如果那時就有準確的裝貨數量和體積的話，具體視情況而定。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上填好資料（外商資料，申請單位資料，商品描述，數量等等）后再發過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。
給予中國普惠制待遇的國家有（36個）：
A.歐盟25國（英國、法國、德國、荷蘭、比利時、盧森堡、意大利、丹麥、希臘、愛爾蘭、葡萄牙、西班牙、奧地利、芬蘭、瑞典、塞浦路斯、拉脫維亞、捷克、愛沙尼亞、匈牙利、立陶宛、馬耳他、波蘭、斯洛伐克和斯洛文尼亞 ）
B.土耳其、挪威、瑞士、日本
C.加拿大、澳大利亞、新西蘭
D.俄羅斯、白俄羅斯、烏克蘭、哈薩克斯坦
4. 驗貨訂艙：
經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發貨人，收貨人，通知人，發貨港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯系人，聯系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。
5. 報關：
訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發票，報關單，核銷單，報檢委托書，換證憑條，C/O或Form A等其他各地海關要求的資料。（最好在提供一份已打印好的外銷合同、裝箱單、發票的基礎上，再提供一套空白這三份單證給報關公司）
6. 拿單：
貨物報好關，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內，貨代會列出費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關費，THC費等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。
7. 通知客戶：
貨物開船后，發郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。
8. 催款寄單：
拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款。客戶貨款到帳后，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發票給客戶，在發票裝箱單上寫明柜號，封條號及發票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。^
9. 退稅：
在報關后一個月左右時間，報關行或貨代會將報關底聯及核銷單、退稅聯退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單及其他稅局要求的資料后就可向外匯局辦理退稅了。（主要資料有：報關單退稅聯、核銷單、增值稅專用發票、銀行水單、外銷合同、裝箱單、出口發票（非報關發票）、裝貨單、出艙單、提單）
10.注意：
一.有些產品工藝比較復雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制質量，在出貨前要求工廠
出具船前樣。
跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安排船期，在制作各種單證時，
一定要特別小心，所有單據都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤。可以每隔一段時間對自己的工作總結一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。
二．客戶來樣工作程序：
收到客戶要求打樣的新產品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。
三．寄樣工作程序：
工廠打好樣品后，根據實際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標志，或為防止快遞人員弄錯，可自己再用白紙打上發件人收件人聯系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。
客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，做出口合同給客戶確認，如是做T/T 30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以后趕不上交貨期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。
2. 商檢：
需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期一般為三個月，實際報關金額應小于或等于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。（換證憑條指當一貨物需要的屬地報商檢，而在其他地區報關時的情況）
3. 辦理C/O或Form A：看外商是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而Form A的話需到商檢局辦，二者的程序都差不多，兩種證的價格也區別不大，C/O每份35元，Form A 每份50元。最好在裝運期前一個星期前辦理，如果那時就有準確的裝貨數量和體積的話，具體視情況而定。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上填好資料（外商資料，申請單位資料，商品描述，數量等等）后再發過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。
給予中國普惠制待遇的國家有（36個）：
A.歐盟25國（英國、法國、德國、荷蘭、比利時、盧森堡、意大利、丹麥、希臘、愛爾蘭、葡萄牙、西班牙、奧地利、芬蘭、瑞典、塞浦路斯、拉脫維亞、捷克、愛沙尼亞、匈牙利、立陶宛、馬耳他、波蘭、斯洛伐克和斯洛文尼亞 ）
B.土耳其、挪威、瑞士、日本
C.加拿大、澳大利亞、新西蘭
D.俄羅斯、白俄羅斯、烏克蘭、哈薩克斯坦
4. 驗貨訂艙：
經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發貨人，收貨人，通知人，發貨港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯系人，聯系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。
5. 報關：
訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發票，報關單，核銷單，報檢委托書，換證憑條，C/O或Form A等其他各地海關要求的資料。（最好在提供一份已打印好的外銷合同、裝箱單、發票的基礎上，再提供一套空白這三份單證給報關公司）
6. 拿單：
貨物報好關，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內，貨代會列出費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關費，THC費等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。
7. 通知客戶：
貨物開船后，發郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。
8. 催款寄單：
拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款。客戶貨款到帳后，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發票給客戶，在發票裝箱單上寫明柜號，封條號及發票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。^
9. 退稅：
在報關后一個月左右時間，報關行或貨代會將報關底聯及核銷單、退稅聯退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單及其他稅局要求的資料后就可向外匯局辦理退稅了。（主要資料有：報關單退稅聯、核銷單、增值稅專用發票、銀行水單、外銷合同、裝箱單、出口發票（非報關發票）、裝貨單、出艙單、提單）
10.注意：
一.有些產品工藝比較復雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制質量，在出貨前要求工廠
出具船前樣。
跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安排船期，在制作各種單證時，
一定要特別小心，所有單據都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤。可以每隔一段時間對自己的工作總結一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。
二．客戶來樣工作程序：
收到客戶要求打樣的新產品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。
三．寄樣工作程序：
工廠打好樣品后，根據實際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標志，或為防止快遞人員弄錯，可自己再用白紙打上發件人收件人聯系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。
【糾錯】
