2011年跟單員考試綜合輔導沖刺講義（8）
來源：中大網校發布時間：2011-11-08
為了幫助考生系統的復習跟單員考試課程全面的了解跟單員考試的相關重點，小編特編輯匯總了2011年跟單員考試相關資料，希望對您參加本次考試有所幫助��！
跟單員的工作界定
1.業務跟單：嚴格說應該叫“業務跟進”，就是對準客戶（即對本公司服務或產品有購買或享用意向的人群）進行跟進，以締結業務合同為目標的一系列活動。對外是業務員或業務員的助理。
2.生產跟單：對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產進度、貨運報關跟進，以確保如期出貨搭上運輸器為目標。對內是業務經理、生產主管或總經理的特別助理。無論是工廠企業里的跟單員，還是貿易公司里的跟單員，其基本職責也都是由這“業務跟單”和“生產跟單”兩大部分構成。對于貿易公司里的跟單員，無非是對工廠運作的介入少一些。
跟單員是一個企業與市場的接口——是企業與市場、業務員以及客戶之間聯系的紐帶和橋梁，是一個企業的窗口和門戶。
跟單員的工作定位
公司有大小，分工有不同。大公司分工細，員工涉及的面往往很窄。小公司“麻雀雖小，五臟俱全”，相關人員卻能獨擋一面！跟單員也不例外：
在小公司：
跟單員=內勤業務員（或叫業務主管）
+生產計劃員（或叫計劃主管）
+物控員（或叫物控主管）
+采購員（或叫采購主管）
（可謂是：一人之下，萬人之上，集“大權”于一身�。�
在大公司：
跟單員=內勤業務員
或：跟單員=業務部助理
代表業務部向生產計劃及制造部門要貨、催貨、跟蹤出貨。
或：跟單員=總經理特別助理
或：跟單員=總經理室特別助理
代表總經理或老板向生產計劃及制造部門要貨、催貨、跟蹤出貨。
一個企業之存在，一個企業之生存與發展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了一個企業運作體系的每一個環節。
隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節奏的加快，跟單員工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象。
跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的學科：對外要有業務員的素質，對內要有生產管理的能力。
作為一個企業的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產環節的運作情況，那是難以想象的。
從訂單的生產安排來說，執行者是生產部門，跟單員對客戶負責而追求的交期達成率就幾乎“掌握在”生產部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致使。這是跟單員工作的挑戰性所在。
有些時候，跟單員是業務經理的助理；有些時候，跟單員是業務部門所有業務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多時候，跟單員是客戶的助理。
跟單員工作的管理性：有句話說，如果要想學管理，最好的方法就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執行性質的，惟跟單員工作是計劃性、管理性的。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了！！”
跟單員這個崗位是對傳統組織架構的一種超越：它可能掛在業務部，也可能掛在總經理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。于是它不只是對傳統組織形式的一種超越，同時更是對傳統“官本位”組織作風的一種超越�？梢圆槐乜鋸埖恼f：自從有了跟單員這個崗位，中國企業的管理似乎也上了一個新的臺階。
我們所得出的結論是：跟單員工作是一項很鍛煉人的工作。我們可以這樣對世人講：“要做老板，先做業務員；要做總經理，先做跟單員。”如果要學管理，最好的方法就是從跟單員開始。
企業千變萬化，企業管理博大精深，可是，具體工作中的道理，卻是一樣的！
跟單員之工作如以訂單為線索的話，主要工作包括接到客戶訂單后，與客戶商討開出《形式發票》資料，訂單確認后根據客戶訂貨要求或來樣制作《生產通知單》、《材料耗用表》等分發給相關部門，結合倉庫存量協助采購訂購物料，生產中跟蹤是否按客戶要求生產，產品生產將要結束時同船務公司或貨貸外貿公司聯系出貨事宜，工廠出貨。
接單： 客戶落單方式主要有電話（口頭）、傳真、E-mail三種方式。有的公司要求必須有客戶公司蓋章、負責人簽名的傳真件，出貨前必須收到原件或船頭版。
一旦收到客戶的訂單，首先應審單。確認產品名稱規格、數量、單價、金額、交貨期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。
產品名稱規格、數量的審查： 客戶傳真到廠的訂單很多時候是英文的或只有一些產品代碼，這時要對應客戶相關資料冊，查出產品的中文名稱及規格。如為客戶從未下過的產品，經翻譯描述后確認產品名稱，最好登記入對應客戶資料冊，以便第二次下單時有資料可查。
單價、金額的審查： 客戶下單時，有時會把單價標出，這時，要把工廠單價表拿出，對應單價條款，查看客戶單價打印是否有誤，同時復核金額有沒有錯；如客戶下單時未標出單價，就應該拿出工廠單價表，查出對應單價，計算出金額。如果是新客戶下單，應查以前給此客戶的報價。
交貨期的審查： 客戶下單一般有規格，有具體交貨期的要求，但是有時也未規定并貨期的時候。無論客戶是否有規定交貨期，均應根據訂單數量的多少，材料采購進倉的狀況，現有生產部的生產排程，再結合客戶的交貨期要求，報一個實際的工廠交貨期給客戶。對于急單，能插單則插單，不能插單者，與客戶解釋協商確定交貨期。
付款方式的審查： 審查的內容主要為看客戶的付款方式是否為本廠可以接受的方式。因為工廠上層領導很多時候都規定有些付款方式不接受。所以，每接到工廠不能接受的付款方式，應電話或傳真告知客戶這一付款方式是工廠不能接受的，請修改為工廠可以接受的其它付款方式。對工廠來說，最有利的方式就是信用證。
單價條款的審查： 主要審查訂單的單價是否為對應單價條款。因為工廠的單價表中可能有CNF價、FOB價、CM工廠交貨價。不同的單價條款對應不同的單價。千萬不能混用，比如把工廠價當做CNF價或其它價來用。
包裝要求的審查： 審查客戶的包裝要求工廠是否能夠滿足，客戶提供的包裝資料是否齊全，有無明顯錯誤。客戶的包裝資料一般包括內包裝、外包裝、標簽、包裝說明書。內包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝、折裝等；外包裝主要是印刷嘜頭；標簽主要是看客戶規定哪些地方需貼標簽，印刷要求是什么。最麻煩的是內包裝的彩盒包裝和吸塑包裝。當然，如果彩盒客戶提供菲林，工廠只負責印刷，那還比較簡單一點，但也要審查菲林尺寸，做出彩盒能否裝下產品。很多時候，客戶對產品的了解不夠工廠那么清楚，會弄錯尺寸，該修改的要修改。吸塑包裝主要存在一個開吸塑模的問題。
交貨方式的審查： 交貨方式主要有空運、海運、陸運、郵寄。如果是量少又較急的貨物，采用空運；如果貨多而不急，一般采用海運。幾種方式中海運的費用相對較便宜；如果出貨到香港，可以采用陸運。所以在接到訂單時，首先要看是費用是由誰支付，客戶支付的話，由客戶決定采用何種交貨方式；如果由工廠承擔運費，盡量采用海運。如果產品單價所含運費只是海運費，而客戶要求空運時，廠方可以要求客戶承擔多出部分的費用。
