2011年跟單員考試操作實務考前輔導（9）
來源：中大網校發布時間：2011-10-27
為了幫助考生系統的復習跟單員考試課程全面的了解跟單員考試的相關重點，小編特編輯匯總了2011年跟單員考試相關資料，希望對您參加本次考試有所幫助！！
（二）采購單跟蹤
采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環節，對于那些長期合作的、信譽良好的供應商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應全力跟蹤。
1.跟蹤原材料供應商的生產加工工藝。
2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。
3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產加工過程是有區別的，為了保證貨期、質量，跟單員需要對加工過程進行監控。
4.跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產品零部件生產廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。
5.跟蹤包裝人庫，對重要的原材料、零部件跟單員應去供應商的倉庫查看。
（三）原材料（零部件）檢驗
1.確定檢驗日期
跟單員應與供應商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。
2.通知檢驗人員
跟單員應主動聯系質量檢驗專業人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優先檢驗。
3.進行原材料檢驗
對一般原材料，采用正常的檢驗程序；對重要原材料，或供應商在此原材料供應上存在質量不穩定問題的，則要嚴加檢驗；對不重要的原材料，或者供應商在此原材料供應上質量穩定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結果應以數據檢測以及相關記錄描述為準。
4.處理質量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應的措施，如要求供應商換貨，以及包括扣款、質量整改、降級使用、取消供應商資格等。
（四）原材料（零部件）進倉
1.協調送貨
送貨時間需要跟單員與供應商溝通協調確定，如果供應商在沒有得到采購方許可的情況下送貨跟單員在沒有和供應商協調確定的情況下，都會引起混亂。
2.協調接收
在供應商送貨前，跟單員一定要協調好倉庫部門的接收工作，否則會出現供應商送貨人員及運輸車輛需要等待較長時間的情況，甚至會出現原材料被拉回供應商所在地的情況。
3.通知進貨
跟單員在經過以上兩項工作后，即可通知供應商送貨，供應商在得到送貨通知后，應立即組織專職人員進行處理，將原材料送至指定倉庫。
4.原材料（零部件）人庫
原材料的庫房接收過程有：（1）檢查即將送達的貨物清單信息是否完整（包括原材料的采購單、型號、數量等）；（2）接收原材料，對應采購單進行核查；（3）檢查送貨單據及裝箱單據；（4）檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗合格后才能卸貨；（5）卸貨；（6）清點原材料；（7）搬運人庫；（8）填寫“原材料人庫單據”，注意原材料檢驗合格后才能填寫原材料人庫單；（9）將原材料人庫信息錄人存儲信息系統中。
5.處理原材料（零部件）接收問題
由于供應商或者跟單員方面的原因，原材料（零部件）在接收環節上可能會出現以下問題：（1）原材料（零部件）型號與采購單中的要求不一致；（2）未按照采購單中指定的原材料數量送貨；（3）交貨日期不對；（4）原材料的包裝質量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關領導一同協調解決，處理方法要現實。
四、原材料（零部件）采購跟單方法
跟單員需要在預定的交貨期開始前數天提醒供應商，一方面給供應商適當的壓力；另一方面可 孕時掌握供應商能否按期交貨或能否交夠所需數量等清況的第一手資料，從而盡快采取相應措施。催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的原材料（零部件），以使企業的經營成本降低。
（一）催單的方法
催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。
1.按采購單跟催
按采購單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。通常采用以下方法：
（1）聯單法。將采購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。
（2）統計法。將采購單統計成報表，提前一定時間進行跟催。
（3）跟催箱法。制作一個30個格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放人跟催箱中，每天跟 催相應采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項。
（4）計算機提醒法。利用微軟OUTLOOK系統中的日歷安排計劃功能，將每月需要辦理的催單事項，輸人日歷，每天上班開機，打開OUTLOOK系統，它會自動提醒跟單員當天需要辦理的 事項。
2.定期跟催
于每周固定時間，將要跟催的采購單整理好，打印成報表定期統一跟催。
（二）催單的規劃
1.一般監控
倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監控即可，通常僅需注意是否能按規定的期限收到檢驗報表，有時可用電話查詢實際進度。
2.預定進度管理時間
對于較重大的業務，跟單員可在采購單或采購合同中明確規定，供應商應編制預定進程表。
3.生產企業實地考察
對于重要原材料（零部件）的采購，除要求供應商按期遞送進度表外，跟單員還可以實地前往供應商生產企業進行實地考察。此項考察，應在采購單內明確約定，必要時可派專人駐廠監督。
（三）催單的工作要點
跟單員要進行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規劃、事中執行與事后考核。具體如下：
1.事前規劃。具體包括：（1）確定交貨日期及數量；（2）了解供應商生產設備利用率；（3）供應商提供生產計劃表或交貨日程表；（4）提高供應商的原材料及生產管理；（5）準備替代來源。
2.事中執行。具體包括：（1）了解供應商備料情況；（2）企業提供必要的材料、模具或技術支援；（3）了解供應商的生產效率；（4）加強交貨前的催單工作；（5）交貨期及數量變更的通知；（6）企業盡量減少規格變更。
3.事后考核。具體包括：（1）對交貨遲延的原因進行分析并做好對策措施準備；（2）分析縣否需要更換供應商；（3）執行對供應商的獎懲辦法。（4）完成采購單后對余料、模具、圖紙等收回及處理。
